AngaOs - Formação da Proposta

AngaOS / Formação da Proposta

Ao observar uma tensão em um círculo que atua e identificar a necessidade de construir um acordo para endereçá-la, uma pessoa pode não se sentir apta ou confortável de elaborar uma proposta de acordo por conta própria. O Padrão de Formação de Proposta busca apresentar caminhos para a construção dessa proposta, aumentando efetivamente a participação da pessoa no processo de autogestão.

A Formação de Proposta pode ser conduzida de forma síncrona (como em uma reunião), de forma assíncrona (colaborando em um documento online, por exemplo) ou mesmo em uma combinação dos dois. De forma geral, é um processo iterativo, que pode avançar e voltar antes da proposta ser finalizada, mas de forma geral segue as seguintes etapas:

Existem 3 papéis principais envolvidos na criação da proposta: proponente(s), energizador(es) e afinador(es).

A proponente da tensão é a pessoa que sentiu, observou e declarou a tensão para o sistema.
A energizadora é a pessoa que trará ritmo para a construção da proposta para processar a tensão. Pode ou não, ser a proponente da tensão.
Afinadoras são as pessoas que contribuem para afinar a proposta com diversas visões a fim de que a proposta esteja "Boa suficiente por agora e segura suficiente para testar".

Descrição da tensão

Como em qualquer decisão de governança, o processo começa com o(a) proponente levantando uma tensão no backlog, trazendo visibilidade para a questão a todas as pessoas do círculo.

Definição do(a) energizador(a)

Levantada a tensão, o(a) proponente deve definir quem irá energizar a proposta, ou seja, quem será responsável por efetivamente construir o processo de formação de proposta e levá-la aos papéis sistêmicos para processamento em governança. Em uma boa parte dos casos, o(a) proponente se torna também o(a) energizador(a) de proposta, pela relação com o tema em questão. Porém, não necessariamente isso é verdade, e o(a) proponente pode convidar alguma pessoa do círculo, que se sinta chamada pela tensão ou pela construção da proposta em si, para conduzir esse processo.

O(A) energizador(a) passa a ser o ponto focal de formação da proposta, e a pessoa a ser consultada pelos papéis sistêmicos sobre atualizações da sua elaboração.

Definição do time de afinadores

A partir do momento que o(a) energizador(a) é definido(a), ele(a) pode buscar afinadores para apoiar no processo de formação da proposta. No geral um time de afinadores muito grande pode prejudicar a agilidade na formação da proposta, então recomenda-se que o time tenha entre 3 a 5 pessoas.

As perguntas a seguir são úteis para definir quem deve estar no time de afinadores. Considere:

Quem deve estar presente? Quem são as pessoas cuja contribuição é fundamental para a construção da proposta? Considerar questões como o quão afetada a pessoa é pela tensão, ou o quanto pode contribuir tecnicamente para sua elaboração.
Quem quer estar lá? Além da contribuição efetiva, a motivação para contribuir também é bem importante para dar a celeridade necessária para o processo de formação. Pergunte para os participantes do círculo quem gostaria de participar desse processo.
Quem mais pode ter uma contribuição valiosa a dar? Considere a experiência, visão externa e inspiração para a construção da proposta. O(a) energizador(a) pode inclusive trazer pessoas externas ao círculo, seja para trazer opiniões e sugestões, ou mesmo para participar efetivamente do time de afinadores.

Vale destacar que além do interesse na resolução da questão observada pela tensão, dois elementos são bastante importantes para a construção de uma boa proposta: conhecimento técnico sobre a solução proposta e experiência na formação de outras propostas de (para apoiar efetivamente na redação). Destaca-se também que a formação de um time de afinadores não é obrigatória, e caso o(a) energizador(a) prefira, pode trabalhar sozinho(a) na construção da proposta.

Formação da Proposta

Definido o time de afinadores, estes podem efetivamente trabalhar na construção da proposta. Sugere-se a criação de um documento online, acessível a todos, com os elementos previstos na descrição de acordos, para colaboração assíncrona. Outra prática bem vinda é a criação de um canal de comunicação online temporário entre o time de afinadores, para compartilhar ideias, referências e sugestões em tempo real. A partir desses dois elementos, o time pode decidir se fará uma ou mais reuniões de trabalho, se utilizará metodologias de cocriação nessas reuniões, se entrevistará pessoas para a construção da proposta, se farão benchmarkings externos e por aí vai.

Independentemente do formato de colaboração escolhido, uma diretriz geral para a formação da proposta é: só avance para a redação da proposta quando todos estiverem alinhados em relação à tensão a ser endereçada. Isso pode ser feito por meio de perguntas de entendimento, da descrição de situações reais ou hipotéticas e por aí vai. Esse processo pode inclusive levar a um refino na redação da tensão original. Porém, vale destacar que sem compreensão do que está se buscando processar com a proposta, dificilmente a proposta será efetiva ou trará os resultados esperados.

Quanto à redação, de forma geral, o padrão de Descrição de Acordos já possui vários elementos importantes para a efetiva construção de um acordo. Porém, certos elementos podem contribuir para o campo “acordo”, justamente o mais aberto, que define o que é pactuado pelo time. Abaixo há uma lista não exaustiva de questões a serem observadas pelo time de afinadores para a construção do acordo:

GATILHOS

caso o acordo seja ativado em momentos específicos (em um formato “quando...então”), quais são essas condições que ativam o acordo?

CRITÉRIOS

se o acordo envolve critérios, como os de tomada de decisão, quais são esses critérios?

PROCESSOS

caso o acordo crie ou altere um processo existente no círculo, qual é esse novo processo? Quais são suas etapas, e quais os elementos de cada etapa?

FERRAMENTAS

o acordo envolve a adoção ou criação de ferramentas? Quais são elas? Como funcionam (de forma geral)?

Envio da proposta para governança

Terminado o processo de elaboração de proposta, o(a) energizador(a) deve anunciar que está "pronta para decisão" e compartilhar a proposta com os papéis sistêmicos do círculo, que deverão definir o melhor momento para levá-la para uma reunião de governança. O papel de facilitação juntamente com o de guardião organizam para inserir a pauta na reunião de governança.

Caso a proposta não seja consentida na reunião de governança, sugere-se voltar ao processo de redação, possivelmente convidando pessoas que objetaram a proposta a fazerem parte de um novo time de afinadores.