AngaOS / Backlog de Tensões 

O backlog de tensões é o lugar onde assuntos que necessitam de ações operacionais ou decisões de governança podem ser coletados e priorizados. Qualquer um da equipe pode adicionar novos itens e destacar aqueles que querem que sejam incluídos em uma futura reunião de governança.

 

Nas equipes, sempre que um membro identifica tensões que possam exigir a atenção do time todo, ele registra isso como um item na lista de pendências (backlog).

 

A identificação de tensões é a forma da organização perceber o ambiente. Como a organização em si não possui a capacidade de troca de informações com o meio externo, depende que as pessoas sejam como suas “terminações nervosas”, capazes de observar o meio externo e captar informações e situações que necessitam de resposta.

 

O ato de descrever as tensões é um convite para que as pessoas de um círculo se envolvam na forma de processá-la. Nem toda tensão precisa ser descrita, dado que, caso não seja estrutural, uma pessoa pode percebê-la e usar a autonomia dos seus papéis para processá-la. Mas ao ser descrita, no backlog de tensões, a tensão deixa de ser responsabilidade apenas da pessoa que a sentiu e observou e passa a ser do círculo como um todo, que tem a responsabilidade de definir como reagir.

O proponente (a pessoa que sentiu e observou a tensão) adiciona o próprio nome e descreve todos os detalhes relevantes. O proponente pode se utilizar dos seguintes elementos para descrever sua tensão:

  • Título da tensão: resumo do que a tensão se trata de forma simples

  • Tensão: [observação e causa] + [necessidade e impacto]

  • Detalhamento: para detalhar melhor a tensão, se necessário

Triagem e categorização de tensões

Ao observar tensões, a equipe de um círculo pode categorizá-las para agilizar seu processamento, como tensões operacionais ou de governança. As tensões de governança são processadas em reuniões de governança ou de forma assíncrona, por meio de tomadas de decisão por consentimento ou seleção de papéis, enquanto tensões operacionais podem ser processadas a qualquer momento. A seguinte regra pode ajudar a categorizar as tensões:

triagem-tensoes.png
  • Se já existem papéis no círculo cujas responsabilidades contemplam o conteúdo da tensão, ou acordo que já endereçam as questões levantadas, e é necessário alinhar e decidir próximas ações ou projetos > É uma Tensão Operacional, e passa a ser acompanhada pelo Backlog Operacional

  • Se é necessário criar, revisar ou excluir papéis, círculos ou acordos para processar a tensão > É uma Tensão de Governança, e passa a ser acompanhada pelo Backlog de Governança

Caso o proponente não saiba categorizar a tensão no ato do registro, ou prefira se utilizar da inteligência coletiva para fazê-lo, pode registrá-la sem categoria, e fazer a triagem junto ao time na reunião operacional.

Backlog operacional

As tensões operacionais podem ser processadas à medida que são percebidas, e não dependem de reuniões específicas para tal (diferentemente das de Governança). Porém, caso o proponente da tensão queira o input do coletivo para definir o curso de ação para processar a tensão, o backlog operacional se torna uma poderosa ferramenta de trazer visibilidade sobre a tensão e acompanhá-la, e a reunião operacional um bom fórum para alinhar o time em relação ao curso de ação, onde o proponente pode, entre outras ações:

  • Solicitar uma tarefa

  • Solicitar criação de projeto

  • Solicitar ajuda ou informação

  • Compartilhar informação

Uma tensão operacional passa por 4 etapas:

Backlog

ainda não foi decidido o que será feito com a tensão​

Endereçada

o curso de ação necessário para processar a tensão foi definido e está sendo implementado. Nesse status, a tensão já têm energizador(es), e, se necessário, canal específico para discutir as ações.

Processada

as ações foram implementadas e a tensão foi processada.

Arquivada

optou-se por não avançar no processamento da tensão, ou a tensão foi processada há tempo o suficiente para que não precise constar no backlog.

Backlog de governança

As tensões no backlog de governança são transformadas em propostas de governança, para serem processadas na reunião de governança do círculo. As propostas de governança podem:

CRIAR

  • novo(s) círculo(s)

  • novo(s) acordo(s)

  • novo(s) papel(is)

EXCLUIR

  • círculo(s) existente(s)

  • um acordo(s) existente(s)

  • um papel(is) existente(s)

REVISAR

  • círculo(s)

  • acordo(s)

  • papel(is)

Uma tensão de governança passa por 5 etapas:

Backlog

ainda não foi decidido o que será feito com a tensão​

Elaboração de proposta

o(s) energizador(es) estão preparando a proposta para levar a uma reunião de governança.

Proposta para decisão

a proposta de governança está pronta, e pode ser levada para a decisão pelos papéis sistêmicos em uma próxima reunião de governança.

Processada

as decisões foram tomadas e a tensão foi processada.

Arquivada

optou-se por não avançar no processamento da tensão, ou a tensão foi processada há tempo o suficiente para que não precise constar no backlog.

Acompanhamento de Tensões

No trabalho do dia a dia, é normal que tensões sejam levantadas para tratar de oportunidades ou desafios que emergem. Porém, muitas vezes elas podem ficar paradas no backlog, sem a devida tração necessária para que seja processada.

 

Nesses casos, é altamente recomendada a atuação dos papéis sistêmicos de coordenação, facilitação e guardiã(o), para que promovam o avanço das tensões. Eles podem fazer isso por meio de:

  • Convidar diretamente pessoas a fazerem parte da equipe temporária que construirá a proposta para a tensão

  • Solicitar o compartilhamento de informações sobre o andamento da tensão em fóruns do time

  • Propor a criação de fóruns assíncronos (como canais no Slack) para propor a evolução da proposta sem a necessidade de cruzamento de horários para reuniões

  • Sugerir benchmarks com outros círculos em Anga que porventura possam ter processado tensões semelhantes